AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Misión del Cargo

Garantizar el flujo eficiente de los procesos administrativos del área asignada en Coordinadora, gestionando con precisión y oportunidad la documentación, la correspondencia, los registros de información y el soporte logístico-administrativo que requieren los equipos operativos y las jefaturas, para que las áreas de la empresa cuenten siempre con la información, los documentos y los trámites necesarios para operar sin interrupciones.

Indicadores

GESTIÓN DOCUMENTAL AL DÍA: Porcentaje de documentos recibidos radicados, archivados y registrados en el sistema dentro del mismo día de su recepción. Meta: 100% de documentos gestionados en el día.
OPORTUNIDAD EN CORRESPONDENCIA: Porcentaje de comunicaciones (correos, oficios, respuestas) enviadas dentro del plazo máximo definido por el jefe inmediato. Meta: 100% de las comunicaciones dentro del plazo.
EXACTITUD EN REPORTES: Porcentaje de informes entregados sin errores de datos ni inconsistencias, valorados por el jefe inmediato. Meta: ≥ 98% de aprobación en primera entrega sin correcciones de fondo.

CUMPLIMIENTO EN RADICACIÓN DE FACTURAS: Porcentaje de facturas y solicitudes de pago tramitadas dentro del plazo establecido por el área financiera. Meta: 100% de las facturas radicadas en tiempo.

SATISFACCIÓN DEL ÁREA: Calificación promedio del jefe inmediato y los usuarios internos sobre la calidad, oportunidad y actitud del soporte administrativo recibido. Meta: ≥ 4.5 / 5.0 en la evaluación de desempeño.

DISPONIBILIDAD DE INSUMOS: Cero interrupciones en las actividades del área por falta de papelería, insumos o recursos administrativos bajo su responsabilidad de gestión.

Competencias

Formación Académica

Conocimientos Técnico Requeridos

Ofimática avanzada: manejo proficiente de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) y Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail) para la elaboración de documentos, reportes, presentaciones y bases de datos administrativas.

Gestión documental: organización y archivo de documentos físicos y digitales, control de consecutivos de correspondencia, manejo de tablas de retención documental y protocolos de custodia de información.

Redacción corporativa: elaboración de cartas, memorandos, actas, informes y comunicaciones oficiales con ortografía impecable, claridad y formato adecuado al tipo de documento.

Procesos básicos de compras y pagos: radicación de facturas, gestión de órdenes de compra, seguimiento a solicitudes de pago y conocimiento básico de los requisitos documentales para el trámite de pagos a proveedores.

Manejo de sistemas de información empresarial: uso de módulos administrativos de ERP (SAP, Oracle o similar), sistemas de gestión documental y plataformas de comunicación corporativa.

Control de inventarios básico: registro y seguimiento al inventario de insumos y papelería del área, identificación de necesidades de reposición y gestión de solicitudes de compra.

Atención al cliente interno y externo: técnicas básicas de servicio al cliente, manejo de solicitudes, orientación y resolución de consultas con profesionalismo y calidez.

Experiencia

Mínimo 12 meses de experiencia en cargos de apoyo administrativo, secretariado, auxiliar de oficina o roles similares en empresas de mediana o gran envergadura